Agile Verwaltung (Teil 1)

Agilität in der Verwaltung – eine Einführung

In der Softwareentwicklung haben sich agile Vorgehensweisen in den letzten Jahren rasant verbreitet und sind in unserer modernen schnelllebigen Welt nicht mehr wegzudenken. Auch in der öffentlichen Verwaltung werden agile Ansätze in der Zukunft eine größere Rolle spielen. Diese mehrteilige Blogserie will einen kurzen Überblick über Agilität geben und die Chancen bzw. Herausforderungen der Anwendung agiler Konzepte in der öffentlichen Verwaltung diskutieren. Dieser erste Teil beinhaltet eine Einführung sowie die Vorstellung der agilen Werte.

Dieser Blog-Post ist der erste Teil einer mehrteiligen Serie zum Thema Agilität in der Verwaltung:

 

  • Teil 1 bietet eine Einführung in das Thema und erklärt, wie Agilität im Manifest für agile Softwareentwicklung beschrieben wird.
  • Teil 2 untersucht die Chancen für eine Agile Verwaltung.
  • Teil 3 beschreibt mögliche Herausforderungen auf dem Weg zu einer Agilen Verwaltung.
  • Teil 4 fasst Forschungserkenntnisse zusammen und bietet einen Ausblick auf den Bedarf, die Agile Verwaltung weiter zu erforschen.

Agilität ist ein aus der Softwareentwicklung stammender Begriff, der sich mittlerweile für die Entwicklung komplexer Produkte durchgesetzt hat. Während agile Methoden wie Scrum, Extreme Programming oder Kanban aus der Softwareentwicklung von Informationssystemen kaum mehr wegzudenken sind, nimmt der Einsatz dieser Ansätze auch in anderen Bereichen zu. Zunehmend finden agile Elemente ihren Weg auch in die Entwicklung sicherheitskritischer und eingebetteter Software, aber auch in die Entwicklung von Hardware. Es gibt Ansätze für Agilität in software-fremden Abteilungen, z.B. agiles Marketing, Agile im Personalmanagement (Agile HR) oder Agile Sales. Auch außerhalb von Unternehmen organisieren sich Menschen mit agilen Ansätzen, z. B. in der Lehre (Agile Education) mit Ansätzen wie EduScrum. Sogar im privaten Umfeld werden agile Ansätze genutzt, z. B. zum gemeinsamen Bewältigen des Haushalts oder zur Planung von Hochzeiten.

Heutzutage fällt zudem immer wieder der Begriff VUCA [1] – als Akronym für Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity. Die Welt verändert sich immer schneller und lässt sich nicht mehr berechnen. Durch die zunehmende Komplexität verschwimmen Ursachen und Wirkungen, und es gibt keine eindeutigen Lösungen mehr. Dies gilt auch für öffentliche Behörden, die sich auf die steigende Digitalisierung vorbereiten müssen und gleichzeitig z. B. auf die Flüchtlings- oder die Coronakrise reagieren müssen.

Agilität ist die Fähigkeit, sich flexibel an Veränderungen anpassen zu können. Die agilen Werte und Prinzipien sind im Agilen Manifest [2] definiert und beschreiben den Kulturwandel. Agile Methoden und Praktiken bieten das Handwerkszeug dazu, das neue Mindset in der Praxis auszuüben.

In diesem Beitrag werden basierend auf einer Seminararbeit [3] zunächst die Grundlagen von Agilität anhand des Manifests für agile Softwareentwicklung beschrieben. Schließlich wird auf die Aufgaben der öffentlichen Verwaltungen eingegangen und es werden aktuelle Herausforderungen diskutiert.

Grundlagen der Agilität 

Agilität äußert sich auf verschiedenen Ebenen (siehe Abbildung 1). Der Grundgedanke von Agilität wurde im Agilen Manifest [2] in Form von Werten und Prinzipien definiert. Diese Werte und Prinzipien werden durch die Anwendung agiler Methoden wie Scrum oder Kanban in die Umsetzung gebracht, welche sich wiederum aus agilen Praktiken wie z. B. Daily Scrum oder Retrospektiven zusammensetzen.   

 

Auf die Ebene von Methoden und Praktiken soll in diesem Beitrag nicht eingegangen werden. Zunächst muss geklärt werden, wie Agilität konzeptionell zur Arbeit in öffentlichen Verwaltungen passt. Anschließend erst kann geklärt werden, welche agilen Praktiken ggf. angepasst Anwendung finden können.

Das Manifest für agile Softwareentwicklung [2] beschreibt vier Werte agiler Vorgehensweisen und vergleicht sie mit einer traditionellen Denkweise. Abbildung 2 zeigt diese vier Wertepaare. Wichtig ist zu verstehen, dass die (rot markierten) traditionellen Werte nicht unwichtig sind, nur eben nicht so wichtig wie die (grün markierten) agilen Werte.

 

Der erste Wert des Agilen Manifests stellt die Menschen und ihre Zusammenarbeit in den Mittelpunkt. Vorgaben für Prozesse und Werkzeuge sind als Regelwerk hilfreich, Interaktionen zwischen Einzelpersonen sind jedoch der Dreh- und Angelpunkt von Teamarbeit. Außerdem müssen alle Beteiligten auch als Individuen mit Stärken und Schwächen und mit einer eigenen Persönlichkeit gesehen werden.

Der zweite Wert beschreibt den Fokus auf Ergebnisse. Die Bearbeitung der Aufgabe ist wichtiger als eine ausführliche Dokumentation zu erstellen, die später nicht gelesen wird. Das bedeutet nicht, dass überhaupt nicht dokumentiert wird. Ist die Dokumentation Teil des Ergebnisses oder generell nützlich, darf sie nicht vernachlässigt werden. Trotzdem bringt meist nur ein fertiges Ergebnis Mehrwert für die Kund*innen, das mit Dokumentation alleine noch keinen Mehrwert hat.

Der dritte Punkt des Agilen Manifests stellt die Zusammenarbeit mit dem Kunden in den Vordergrund. Es ist nicht möglich, in einem Vertrag jedes mögliche Szenario im Detail zu beschreiben oder jedes mögliche zukünftige Ereignis vorherzusagen. Stattdessen wird auf einer Vertrauensbasis gearbeitet, um flexibel das beste Ergebnis für die Kund*innen zu erzielen. Dies gelingt nur durch eine enge Zusammenarbeit mit stetem Austausch zwischen den beteiligten Parteien und einer möglichst formlosen, zielführenden Änderungskultur.

Der vierte Wert bezieht sich auf die Planung. Denn auch im Agilen wird geplant. Die Detailplanung berücksichtigt dabei allerdings nur die nächsten Schritte. So kann flexibel reagiert werden, ohne Planungsaufwände in den Sand zu setzen, weil eine Langzeitplanung eben doch am Ende nicht mehr aktuell ist. Agile Projekte freuen sich über häufiges Feedback und begegnen Änderungen mit einer positiven Einstellung, da sie es ermöglichen, den Kund*innen anhand des Feedbacks ein besseres Produkt zu erstellen.

Anforderungen an und Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung

An Behörden und öffentliche Verwaltungen wird eine Vielzahl an unterschiedliche Anforderungen gestellt. Im Folgenden sollen verschiedene Typen von Aufgaben öffentlicher Verwaltungen beleuchtet sowie die Herausforderungen an diese diskutiert werden.

Ein Aufgabentyp ist die Bürgerverwaltung. Sie umfasst klassische Verwaltungsvorgänge wie zum Beispiel das Bauwesen, das Pass- und Meldewesen oder auch das Steuerwesen. Es handelt sich hierbei um alltägliche Aufgaben, die für einen funktionierenden Staat notwendig sind. Diese Aufgaben sind gut durch Prozesse festgelegt und lassen sich auch im Voraus relativ einfach planen.

Ein weiterer Typ lässt sich unter dem Obergriff »Krisenmanagement« zusammenfassen. Hier sind Behörden dazu aufgefordert, zum Wohle der Bürger*innen auf außergewöhnliche Situationen effektiv und effizient zu reagieren. Oft geht es hierbei um eine schnelle Umsetzung von Maßnahmen, die auf politischer oder juristischer Ebene vorgegeben wurden. Dass Krisenmanagement auch in einem vergleichsweise sicheren Staat wie Deutschland eine nicht zu vernachlässigende Anforderung darstellt, wurde z. B. durch die Wirtschaftskrise 2008, die Flüchtlingskrise 2015, die Corona- und Wirtschaftskrise 2020, den Klimawandel und eine Vielzahl kleinerer Katastrophen (Hochwasser, Stürme etc.) immer wieder deutlich.

Als eine der größten Herausforderungen an öffentliche Verwaltungen kann man den wachsenden Innovationsdruck durch die Digitalisierung und Vernetzung der Gesellschaft feststellen. Durch die rasante technische Entwicklung im Bereich von Kommunikationstechniken hat sich eine deutlich schnelllebigere Gesellschaft geformt. Diese erwartet von ihrer Verwaltung, dass sie dem Zeitgeist angepasst flexible, schnelle, automatisierte und vor allem einfach zu nutzende Möglichkeiten der Interaktion bietet. Für handschriftliche Anträge mit monatelanger Bearbeitungszeit und einer Kommunikation, die nur persönlich bei der Behörde erfolgt, gibt es in der Gesellschaft immer weniger Verständnis.

Gerade der Umgang mit der rasanten Digitalisierung und das Krisenmanagement lassen sich mit klassischen Organisationsmethoden nur schwer bewältigen. Eine Möglichkeit zur Bewältigung dieser Herausforderungen sind agile Ansätze. Dies lässt sich auch gut mit Blick auf die Wirtschaft beobachten, die mit fast exakt denselben Herausforderungen konfrontiert ist – dort haben sich agile Vorgehensweisen bereits etabliert.

Im nächsten Beitrag unserer Blogserie zum Thema »Agilität in der Verwaltung«, widmen wir uns den Chancen, die eine agile Verwaltung verspricht.

Hier geht’s zu Teil 2 unserer Blogserie mit dem Titel »Agilität in der Verwaltung« (Link steht nach Veröffentlichung von Teil 2 bereit).

 

Sie wollen noch mehr zum Thema »Agilität« erfahren? – Wir haben hier zwei Lesetipps für Sie:

 

 

Bei Fragen oder Anmerkungen kontaktieren Sie gerne auch unseren Experten Sven Theobald.

Literaturverzeichnis

[1] Veronika Lévesque und Cornelia Vonhof, Komplexität, VUKA und andere Schlagworte–was verbirgt sich dahinter?, S. 19, in: Agile Verwaltung. Springer 2018.
[2] Manifest für Agile Softwareentwicklung, https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html, 09.06.2020.
[3] Huijie Zheng. Agile Verwaltung. Seminararbeit, Technische Universität Kaiserslautern, 2021.
[4] P. Diebold, T. Zehler, “Find the Right Degree of Agility in Plan-based Processes”, Springer, 2015.

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