DESY

DESY: Geschäftsprozessorientierte IT-Lösungen am Deutschen Elektronen-Synchronotron

Kaum eine Organisation kommt heute noch ohne IT-Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse aus. Neben Firmen und Behörden betrifft dies auch zunehmend Forschungsorganisationen, welche nicht selten die Größe und Komplexität eines mittelständigen Unternehmens aufweisen oder gar überschreiten. Am Deutschen Elektronen-Synchrotron (DESY) in Hamburg arbeiten beispielsweise etwa 2000 Mitarbeiter und 3000 Gastwissenschaftler in den Bereichen Bau und Betrieb von Beschleunigern, Forschung mit Photonen sowie Teilchen- und Astroteilchenphysik. Da der effektive und effiziente Betrieb einer solchen Forschungseinrichtung nur mit entsprechender IT-Unterstützung gewährleistet werden kann, müssen entsprechende Lösungen strategisch an die vorhandenen Bedarfe angepasst werden. Hierfür hat DESY in der Vergangenheit intern geeignete methodische Vorgehensweisen entwickelt und etabliert.

Im Rahmen der DESY-internen Projekte »GO« und »KDS« kooperiert das DESY seit 2011 mit dem Fraunhofer IESE, wo die methodische Einführung von Informationssystemen und hierbei speziell das Requirements Engineering mit der Modellierung von Geschäftsprozessen und Systemarchitekturen zu den Forschungs- und Arbeitsschwerpunkten gehören. Dabei sollen der gegenseitige Erfahrungsaustausch im Bereich geschäftsprozessorientierter IT-Lösungen vorangetrieben und methodische Vorgehensweisen bei der nachhaltigen Einführung entsprechender Konzepte optimiert werden.

Im Rahmen des Projekts »GO – Geschäftsprozess-Optimierung unter Verwendung eines Identity and Access Management Systems« beabsichtigt das DESY, die organisatorischen und technischen Grundlagen zu schaffen, um Geschäftsprozesse effizienter und transparenter abwickeln zu können. Um die methodischen Gegebenheiten zu schaffen, wurden zunächst Geschäftsprozesse erfasst und analysiert, um diese nach Einführung einer geeigneten Softwarelösung (BPM Suite) elektronisch abbilden und über ein zentrales Endnutzerportal zugänglich machen zu können. Neben der Erhebung und Modellierung ausgewählter Pilotprozesse wirkte das Fraunhofer IESE hierbei bei der Analyse der gegenwärtigen Systemlandschaft sowie bei der Ableitung von Anforderungen an die Werkzeugunterstützung für das Geschäftsprozess- und Identitätsmanagement mit. Gegenstand der bisherigen Zusammenarbeit war die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Prozess- und Systemerhebungsworkshops mit repräsentativen Stakeholdern sowie die Dokumentation der bereits existierenden Informationssysteme und die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen.

2012 wird das Fraunhofer IESE weiter im Rahmen von »GO« mitwirken und die Soll-Definition der Pilotprozesse begleiten. Daneben wird auch die Erstellung eines Betriebskonzeptes für das Geschäftsprozessmanagement angestrebt, um die gewünschten Vorhaben nachhaltig am DESY zu etablieren.

Neben Systemen zur ganzheitlichen Geschäftsprozessunterstützung setzt das DESY auch spezielle Informationssysteme zur Dokumentation und Koordination von Engineering-Aufgaben im Anlagenbau und -betrieb ein. Eines dieser Systeme, ein Kabeldokumentationssystem (KDS), dient dabei am DESY als zentrale Informationsquelle für die Herstellung und Dokumentation von Kabelinstallationen.

In einem weiteren gemeinschaftlichen Projekt erarbeiten DESY und Fraunhofer IESE für das KDS ein Betriebs- und Funktionskonzept für dessen zukünftigen Betrieb und mögliche Ausbaustufen. Dazu erheben und analysieren Fraunhofer-Mitarbeiter die aktuellen Betriebsanforderungen und notwendige funktionale Erweiterungen für den Einsatz in zukünftigen Projekten. Eines dieser Projekte zielt dabei neben dem reinen Dokumentieren auf den Einsatz des KDS auch schon in den frühen Kabelplanungsprozessen ab. Das Ziel des Projekts ist die Konsolidierung und Priorisierung aller Anforderungen in einem ganzheitlichen Betriebs- und Rahmenkonzept, mit dessen Hilfe insbesondere die benötigte Systemevolution in den nächsten Jahren bewertet und priorisiert werden kann.