Bundesministerium des Innern

P23R | Prozess-Daten-Beschleuniger – Informationspflichten einfach, sicher und effizient erledigen

Im Rahmen des IT-Investitionsprogramms der Bundesregierung wurde das Projekt P23R | Prozess- Daten-Beschleuniger im Auftrag des Bundesministeriums des Inneren von Juni 2010 bis November 2011 durchgeführt. 13 Partner aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung erarbeiteten die methodischen, technischen und organisatorischen Grundlagen für die Gestaltung einfacher und medienbruchfreier Meldeprozesse zwischen Unternehmen und Behörden. Das von dem Projektteam entwickelte P23R-Prinzip ermöglicht den systematischen Abbau von Redundanzen bei der Erfüllung der gesetzlichen Informationspflichten.

Innerhalb des P23R-Projektes wurde eine einheitliche Rahmen- und Sicherheitsarchitektur konzipiert. Sie stellt einen Bauplan für die Implementierung von P23R-Lösungen im jeweiligen Unternehmenskontext dar. Auf Grundlage der Rahmenarchitektur wurde ein Prototyp entwickelt, welcher in Unternehmen und Behörden der Metropolregion Rhein-Neckar erfolgreich für verschiedene Meldepflichten aus den Bereichen Arbeitgeber- und Umweltmeldungen pilotiert wurde. Damit konnte der Nachweis der Anwendbarkeit des P23R-Prinzips in der Praxis erbracht werden. Durch den Einsatz von P23R-Lösungen sinkt für Unternehmen der Arbeitsaufwand für die Abwicklung der behördlichen Informations- und Meldepflichten. Die Einführung einer P23R-Lösung reduziert darüber hinaus die Kosten für die Anpassung von IT-Informationssystemen an Gesetzesänderungen. Als Hilfestellung für die Umsetzung des P23R-Prinzips wurde ein modularer Methodenleitfaden entwickelt. Dieser steht Entscheidungsträgern in Wirtschaft und Verwaltung als Online-Version zur Verfügung.

Das Fraunhofer IESE war im Projekt insbesondere für das Qualitätsmanagement, die Koordination der Arbeiten zu den technisch-organisatorischen Rahmenbedingungen sowie für das Akzeptanz- und Change-Management verantwortlich. Des Weiteren wurde eine Priorisierungsmethodik zum Methodenleitfaden beigesteuert, welche es ermöglicht, Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung hinsichtlich ihres Nutzenpotenzials zu charakterisieren und in eine den Umsetzungsprioritäten entsprechende Rangfolge zu bringen.

Der im Projekt entwickelte Lösungsansatz für die Neugestaltung von Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung erforderte eine interdisziplinäre Herangehensweise, bei der Vertreter unterschiedlicher Fachgebiete zusammenwirkten, um ein geprüftes und kohärentes Gesamtergebnis zu erzielen. Der Umsetzung eines unabhängigen Qualitätsmanagements zur Unterstützung der Projektleitung, welches durch das Fraunhofer IESE realisiert wurde, kam daher im Projekt eine sehr wichtige Bedeutung zu. Prinzipiell konnten zwei Dimensionen der Qualitätssicherung im P23R-Projekt unterschieden werden: zum einen musste die Qualitätssicherung auf der operativen Ebene sicherstellen, dass die Projektergebnisse vorab definierten Vorgaben und Plänen entsprachen, um die Zielerreichung in qualitativer, quantitativer und terminlicher Hinsicht zu gewährleisten; zum anderen oblag es ihr, den Prozess der multiperspektivischen Evaluation in enger Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement zu steuern. Eine besondere Herausforderung für das Qualitätsmanagement im P23R-Projekt bestand darin, die unterschiedlichen, über ganz Deutschland verteilten Akteure so zu synchronisieren, dass ihre jeweilige Fachexpertise in eine durchgängige Qualitätssicherung eingehen konnte.

P23R gestaltet die Austauschprozesse zwischen Wirtschaft und Verwaltung grundlegend neu. Ein solch grundlegender Paradigmenwechsel kann nur dann gelingen, wenn die beteiligten Personen die Veränderungen als positiv begreifen und akzeptieren. Das Fraunhofer IESE war verantwortlich dafür, geeignete Methoden des Akzeptanz- und Change-Managements zu entwickeln und einzusetzen, um die Kommunikation über das P23R-Prinzip so zu gestalten, dass allen beteiligten Akteuren dessen Nutzen deutlich wird. Hierfür identifizierte das Fraunhofer IESE zielgruppenspezifisch Akzeptanz fördernde und Akzeptanz behindernde Faktoren sowie Erfolgsfaktoren vergleichbarer groß angelegter E-Government-Projekte, um das Projektteam bei der Umsetzung des P23R und bei der Erstellung von Roll-out-Konzepten zu beraten.