{"id":8684,"date":"2021-12-10T13:03:41","date_gmt":"2021-12-10T12:03:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/?p=8684"},"modified":"2024-01-12T14:18:44","modified_gmt":"2024-01-12T13:18:44","slug":"agilitaet-in-der-verwaltung-teil3","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/agilitaet-in-der-verwaltung-teil3\/","title":{"rendered":"Agiles Arbeiten Nachteile \u2013 Herausforderungen f\u00fcr Agilit\u00e4t in Verwaltungen (Teil 3)"},"content":{"rendered":"<p class=\"lead\">Agilit\u00e4t bietet \u00f6ffentlichen Verwaltungen viele Chancen. Diese haben wir im vorherigen Beitrag unserer Blogserie zum Thema <a href=\"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/agilitaet-in-der-verwaltung-teil2\/\">\u00bbAgilit\u00e4t in der Verwaltung\u00ab (Teil 2)<\/a> betrachtet. Analog stellen wir in diesem Beitrag nun Herausforderungen bei der Einf\u00fchrung von Agilit\u00e4t vor und nennen auch m\u00f6gliche Nachteile des agilen Arbeitens.<\/p>\n<div class=\"info-box\">\n<p><strong>Dieser Blog-Post ist der dritte Teil einer mehrteiligen Serie zum Thema \u00bbAgilit\u00e4t in der Verwaltung\u00ab:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/agilitaet-in-der-verwaltung\/\">Teil 1 erkl\u00e4rt: Was ist Agilit\u00e4t? Definiton Agilit\u00e4t, Einf\u00fchrung in das agile Manifest und agile Werte<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/agilitaet-in-der-verwaltung-teil2\/\">Teil 2 untersucht die Chancen, die Agilit\u00e4t f\u00fcr eine Verwaltung bieten kann: Vorteile agiles Arbeiten<\/a><\/li>\n<li>Teil 3 beschreibt m\u00f6gliche Herausforderungen auf dem Weg zu einer Agilen Verwaltung: Agiles Arbeiten Nachteile<\/li>\n<li>Teil 4 fasst Forschungserkenntnisse zusammen und bietet einen Ausblick auf den Bedarf, die Agile Verwaltung weiter zu erforschen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<p>Die folgende Aufz\u00e4hlung erhebt keinen Anspruch auf Vollst\u00e4ndigkeit, sondern nennt lediglich wichtige Herausforderungen, basierend auf unserer Einsch\u00e4tzung sowie aus der Literatur [1][2]. Es lassen sich folgende Herausforderungen agiler Vorgehensweisen f\u00fcr \u00f6ffentliche Verwaltungen identifizieren:<\/p>\n<h3><strong>H\u00f6herer Kommunikationsaufwand<\/strong><\/h3>\n<p>Ein Schwerpunkt agiler Methoden ist eine ausgepr\u00e4gte Kommunikation mit den Stakeholdern und innerhalb des Teams. Der Schwerpunkt auf st\u00e4ndiger R\u00fcck- und Absprache sowie Zielanpassung erfordert einen deutlich gr\u00f6\u00dferen Teil der verf\u00fcgbaren Kapazit\u00e4t, als dies bei klassischen Organisationsmethoden der Fall ist. Manche nennen den hohen Kommunikationsaufwand beim agilen Arbeiten als Nachteil. Doch die agile Methode nimmt diesen Mehraufwand in Kauf, da die Vorteile durch eine bessere Nutzerzentrierung und ein zielgerichtetes Arbeiten \u00fcberwiegen sollen. Gleichzeitig wird vermieden, Aufwand in Planungen zu stecken, die durch unerwartete \u00c4nderungen wieder verworfen werden m\u00fcssten, wie das bei einer klassischen Organisation oft der Fall ist. Dies ist insbesondere f\u00fcr Projektarbeit in interdisziplin\u00e4ren Teams hilfreich. Gerade bei planbaren und unabh\u00e4ngigen Aufgaben mit geringer Komplexit\u00e4t besteht wenig Notwendigkeit f\u00fcr Innovationen oder Zusammenarbeit. Dies ist oft bei standardisierten Aufgaben, wie sie zum Beispiel in B\u00fcrgerzentren anfallen, der Fall. Allerdings kommen dabei die Vorteile von Agilit\u00e4t nicht so stark zum Tragen, weshalb der Mehraufwand i. d. R. nicht gerechtfertigt ist.<\/p>\n<h3><strong>B\u00fcrokratische Strukturen<\/strong><\/h3>\n<p>Das Agile Manifest beschreibt die der Agilit\u00e4t zugrundeliegenden Werte und stellt dabei Individuen und ihre Interaktionen \u00fcber Prozesse und Tools. Gleiches gilt f\u00fcr \u00a0das Schaffen von Wert f\u00fcr den Kunden im Vergleich zu umfassender Dokumentation. Dem entgegen steht bei vielen Verwaltungsaufgaben die b\u00fcrokratische Vorgehensweise mit definierten Prozessen und manchmal schwer verst\u00e4ndlichen Formularen. Die hierarchischen Strukturen setzen die Arbeitsteilung um, Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche sind klar geregelt. Es gibt zugeh\u00f6rige Gesetze und Vorschriften, nach denen sich Verwaltungsmitarbeitende bei der Bearbeitung ihrer Aufgaben richten m\u00fcssen. So bleibt in diesen klar definierten Verwaltungsaufgaben wenig Freiraum f\u00fcr agiles Arbeiten. Anstelle einer direkten Kommunikation, mit der auf die Bed\u00fcrfnisse der B\u00fcrger*innen eingegangen werden kann, findet die Interaktion mit den B\u00fcrger*innen somit oft unpers\u00f6nlich \u00fcber den Austausch von Formularen und Dokumenten statt. Diese Vorgehensweise hat sicherlich zu einem gewissen Grad eine Berechtigung, macht die Etablierung agiler Vorgehensweisen aber zu einer Herausforderung.<\/p>\n<h3><strong>Zust\u00e4ndigkeiten und Abteilungsgrenzen<\/strong><\/h3>\n<p>In einer agilen Organisation sollen starre Hierarchien und Silos abgebaut werden, um Wissen im Unternehmen zu verbreiten. Ziel w\u00e4re es daher, dass Verwaltungsmitarbeitende nicht nur f\u00fcr ein Thema zust\u00e4ndig sind und \u00fcbergreifendes Wissen aufbauen, um Kund*innen nicht \u2013 wie aktuell \u00fcblich \u2013 h\u00e4ufig an Kolleg*innen aus anderen Abteilungen weiterverweisen zu m\u00fcssen. Hier w\u00e4re es hilfreich, wenn Verwaltungsmitarbeitende auch abseits ihrer Kernkompetenz Hilfestellung bieten k\u00f6nnen oder aber in enger Absprache mit den jeweiligen Expert*innen gemeinsam eine abteilungs\u00fcbergreifende L\u00f6sung f\u00fcr die Kunden suchen. Diese Vision einer kundenzentrierten L\u00f6sungssuche passt nicht zu der strengen Aufgabenteilung und der klaren Definition von Verantwortlichkeiten der Verwaltungsmitarbeitenden. Gleichzeitig findet dieser abteilungs\u00fcbergreifende Austausch oft zu wenig statt und Mitarbeitende sind nur auf ihr eigenes Aufgabengebiet fokussiert.<\/p>\n<h3><strong>Aufw\u00e4ndige Umsetzung <\/strong><\/h3>\n<p>Will man eine agile Verwaltung in einer Beh\u00f6rde implementieren, muss man sich dar\u00fcber klar sein, dass der finanzielle und zeitliche Aufwand nicht unerheblich ist. Solch eine Agile Transition ist unweigerlich mit Schulungen f\u00fcr alle Mitarbeitenden verbunden und ben\u00f6tigt Zeit, bis die \u00c4nderungen an Strukturen und Denkweisen etabliert sind. Neben dem Erlernen der neuen Arbeitsweisen m\u00fcssen vor allem Verst\u00e4ndnis und Akzeptanz f\u00fcr die agilen Werte geschaffen werden, um die agile Vorgehensweise auch gewinnbringend einzusetzen. Dies erfordert viel \u00dcberzeugungsarbeit. Eine agile Transition dauert in der Regel mehrere Jahre \u2013 es handelt sich um ein Change-Projekt, denn Mitarbeitende \u00e4ndern ihre Einstellungen und Prinzipien nicht innerhalb eines Jahres.<\/p>\n<h3><strong>Zusammenfassung<\/strong><\/h3>\n<p>Die Einf\u00fchrung von Agilit\u00e4t in \u00f6ffentlichen Verwaltungen zeigt \u00e4hnliche Herausforderungen, wie sie auch aus anderen Anwendungsdom\u00e4nen (z.B. der Softwareentwicklung) bekannt sind. Bestehende, traditionelle Denk- und Arbeitsweisen sowie organisatorische Strukturen m\u00fcssen bei einer Agilen Transition zun\u00e4chst aufgebrochen werden \u2013 und dieser n\u00f6tige Change st\u00f6\u00dft oft auf Widerst\u00e4nde. Gerade in sehr b\u00fcrokratisch anmutenden Verwaltungen wird der Wandel darum h\u00e4ufig herausfordernd. Gleichzeitig wird der Einsatz agiler Vorgehensweisen bei unterschiedlichen Aufgabengebieten diverse Herausforderungen mit sich bringen, sodass gut \u00fcberlegt werden muss, wo welche agilen Werkzeuge eingesetzt werden sollen.<\/p>\n<p>Im Folgenden (Abbildung 1) haben wir alle zuvor genannten Herausforderungen bei der Einf\u00fchrung einer agilen Verwaltung in Form einer zusammenfassenden Grafik zusammengestellt.<\/p>\n<div id='gallery-1' class='gallery galleryid-8684 gallery-columns-1 gallery-size-full'><figure class='gallery-item'>\n\t\t\t<div class='gallery-icon landscape'>\n\t\t\t\t<a href='https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Herausforderungen.png'><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1225\" height=\"405\" src=\"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Herausforderungen.png\" class=\"attachment-full size-full\" alt=\"Agiles Arbeiten Nachteile\" aria-describedby=\"gallery-1-8693\" srcset=\"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Herausforderungen.png 1225w, https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Herausforderungen-400x132.png 400w, https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Herausforderungen-698x231.png 698w, https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Herausforderungen-768x254.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1225px) 100vw, 1225px\" \/><\/a>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<figcaption class='wp-caption-text gallery-caption' id='gallery-1-8693'>\n\t\t\t\tAbbildung 1: Agiles Arbeiten Nachteile: Herausforderungen f\u00fcr Agilit\u00e4t in der Verwaltung\n\t\t\t\t<\/figcaption><\/figure>\n\t\t<\/div>\n\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>In der Fortsetzung (Teil 4) unserer Blog-Serie werden wir auf bisherige Forschungserkenntnisse eingehen und den Bedarf weiterer Forschung zum Thema Agile Verwaltung aufzeigen.<\/p>\n<div class=\"info-box\">\n<p>Hier geht&#8217;s zu Teil 4 unserer Blogserie mit dem Titel \u00bbAgilit\u00e4t in der Verwaltung\u00ab (Link steht nach Ver\u00f6ffentlichung von Teil 4 bereit).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Sie wollen noch mehr zum Thema \u00bbAgilit\u00e4t\u00ab erfahren? \u2013 W<\/strong><strong>ir haben hier drei Lesetipps f\u00fcr Sie:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>W<a href=\"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/agile-transition-wie-agil-ist-ihr-unternehmen\/\">ie agil ist Ihr Unternehmen? So geht der schrittweise Wandel hin zu einer agilen Organisation<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.derneuekaemmerer.de\/digitalisierung\/stadt-von-morgen\/agile-verwaltung-pflicht-oder-kuer-19531\/\">Agile Verwaltung: Pflicht oder K\u00fcr?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/agilitaet-in-organisationen\/\">Agilit\u00e4t in Organisationen<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Bei Fragen oder Anmerkungen kontaktieren Sie gerne auch unseren Experten <a href=\"mailto:sven.theobald@iese.fraunhofer.de\">Sven Theobald<\/a>.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<h3><strong>Literaturverzeichnis<\/strong><\/h3>\n<p>[1] Huijie Zheng. Agile Verwaltung. Seminar at Technical University Kaiserslautern, 2021<br \/>\n[2] Moritz Junginger &amp; Kilian Hampel, Chancen und Risiken von agilen Methoden in der Verwaltung, https:\/\/agile-verwaltung.org\/2019\/05\/09\/chancen-und-risiken-von-agilen-methoden-in-der-verwaltung\/, 11.05.2019<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Agilit\u00e4t bietet \u00f6ffentlichen Verwaltungen viele Chancen. Diese haben wir im vorherigen Beitrag unserer Blogserie zum Thema \u00bbAgilit\u00e4t in der Verwaltung\u00ab (Teil 2) betrachtet. 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In der Vergangenheit besch\u00e4ftigte er sich mit der Verbesserung von Entwicklungsprozessen, insbesondere mithilfe agiler Entwicklung. Um Agilit\u00e4t in einem regulierten Umfeld einsetzen zu k\u00f6nnen, untersuchte er die Vor- und Nachteile einzelner agiler Praktiken, um diese ggf. angepasst schrittweise in bestehende Prozesse einbinden zu k\u00f6nnen. Als Projektleiter und zertifizierter Scrum Master f\u00fchrt er in Industrieprojekten Schulungen und Workshops durch und ber\u00e4t Unternehmen dabei, die passende Agilit\u00e4t f\u00fcr ihren Kontext zu finden. Seine Forschung besch\u00e4ftigt sich mit agilen Reifegradmodellen und skalierter Agilit\u00e4t bis hin zur agilen Organisation. In seinem Promotionsthema behandelt er die Einbindung agiler Teams in nicht-agile Unternehmen, insbesondere im Umfeld der Systementwicklung. 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