{"id":7355,"date":"2021-02-18T11:43:53","date_gmt":"2021-02-18T09:43:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/?p=7355"},"modified":"2024-01-12T14:13:44","modified_gmt":"2024-01-12T13:13:44","slug":"pfaffhack-2020-online-hackathon","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/pfaffhack-2020-online-hackathon\/","title":{"rendered":"PFAFF HACK 2020 \u2013 Orga-Guide f\u00fcr einen Online-Hackathon"},"content":{"rendered":"

Online-Events erlebten im Jahr 2020 einen richtigen Boom! Doch: was gilt es eigentlich zu beachten, wenn reale Events<\/span><\/span> pl\u00f6tzlich virtuell stattfinden sollen? \u2013 Unser dritter PFAFF HACK, der PFAFF HACK 2020, hat uns als unser erster Online-Hackathon einiges \u00fcber die Organisation von Online-Events, Videoproduktion, Streaming und virtuelle Interaktion gelehrt. In diesem Artikel wollen wir unsere wichtigsten <\/span><\/span>Erkenntnisse <\/span><\/span>teilen.<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Motivierende Marketingma\u00dfnahmen zur Bewerbung des Online-Hackathons nutzen<\/h3>\n

Wie so viele Events im Jahr 2020 blieb auch unser dritter PFAFF HACK nicht von den Auswirkungen der Corona-Pandemie verschont und wurde aufgrund anhaltender Kontaktbeschr\u00e4nkungen von einem realen Event zu einem Online-Hackathon umfunktioniert<\/span>. In diesem Beitrag berichten wir von unseren neuen Erfahrungen und Erkenntnissen, die wir bei der Organisation und Durchf\u00fchrung des Online-Formats hinsichtlich unserer Marketingaktivit\u00e4ten, der Vorbereitung unserer Teilnehmenden, der Durchf\u00fchrung des Events<\/span> sowie <\/span>der Kommunikation und sozialen Interaktion untereinander sammeln konnten.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Unsere erste und wom\u00f6glich gr\u00f6\u00dfte Herausforderung bei der Planung des Online-Hackathon 2020 bezog sich auf die Motivation der Teilnehmenden. Denn anders als bei einem realen Hackathon l\u00e4sst sich das Gemeinschaftsgef\u00fchl vor Ort nicht einfach auf den Online-Kontext \u00fcbertragen. H\u00e4ufig stellen das Netzwerken und die soziale Interaktion zwischen den Teilnehmenden sogar entscheidende Beweggr\u00fcnde f\u00fcr eine Teilnahme an einem Hacking-Marathon dar. \u00bbWie lassen sich also potenzielle Teilnehmende anders als bei einem realen Event dazu motivieren, mehr als 24 Stunden lang von Zuhause aus an einem virtuellen Event teilzunehmen?\u00ab<\/span><\/p>\n

Unser Ansatz: Auch online wollten wir das so wichtige Gemeinschaftsgef\u00fchl in den Mittelpunkt zu r\u00fccken. Insbesondere eine offene Kommunikation dar\u00fcber, wie der Online-<\/span>Hackathon<\/span> 2020 ablaufen w\u00fcrde, war f\u00fcr uns dabei essenziell. Die Teilnehmenden sollten daraus erkennen k\u00f6nnen, dass auch online ein toller Austausch m\u00f6glich sein w\u00fcrde und ein reiner Online-Hackathon ebenso viel Freude bereiten kann wie ein realer Event. Daraus ergibt sich also unsere Erkenntnis #1.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #1: Marketingma\u00dfnahmen sollten Vorurteile gegen\u00fcber Online-Events gezielt entkr\u00e4ften<\/span><\/span><\/strong><\/p>\n<\/div>\n

Video macht man nicht \u00bbmal einfach so\u00ab<\/h3>\n

Um unsere potenziellen Teilnehmenden zur Teilnahme am PFAFF HACK 2020 zu motivieren und \u00fcber den Ablauf informieren, starteten wir im Vorfeld des Events eine Videoserie. <\/span>Was in der Planung einfach erscheint, ist in der Durchf\u00fchrung mit einigen Hindernissen verbunden. Die Produktion einer Videoserie stellte sich f\u00fcr uns als unerwartet zeitintensiv heraus. Dabei mussten wir uns nicht nur mit vielen technischen Details besch\u00e4ftigen, sondern unsere Online-<\/span>Hackathon-Teilnehmenden auch<\/span> so gut wie m\u00f6glich an die Videos heranf\u00fchren.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Auf technischer Seite ist hier das Open-Source-Programm \u00bbOpen <\/span>Broadcaster<\/span>\u00a0Software<\/span> Studio\u00ab<\/span>\u00a0(OBS<\/span>\u00a0Studio<\/span>) besonders hervorzuheben. OBS\u00a0<\/span>Studio\u00a0<\/span>erlaubt durch individuell gestaltete Szenen professionelle Aufzeichnungen und Livestreams mit einem einheitlichen Branding. Das Aufnehmen mehrerer <\/span>Videostreams<\/span>\u00a0aus einer Videokonferenz heraus und die Einbettung in ein\u00a0<\/span>Overlay<\/span> geschieht dabei mithilfe der sogenannten NDI-Technologie. Microsoft Teams unterst\u00fctzt das Exportieren von <\/span>Videostreams<\/span> per NDI und war f\u00fcr uns deshalb das passende Tool zur Aufnahme der Videos. Andere Videokonferenztools wie <\/span>Discord<\/span>\u00a0oder\u00a0<\/span>Jitsi<\/span> unterst\u00fctzten NDI zur Zeit der Erstellung dieses Blogbeitrags noch nicht.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Dennoch ben\u00f6tigt auch das Zusammenf\u00fcgen verschiedener <\/span>Videostreams<\/span> in OBS eine entsprechend leistungsstarke Hardware. In unseren Testl\u00e4ufen stie\u00dfen wir ab drei Webcam- und einer Bildschirm\u00fcbertragung, also vier gleichzeitigen <\/span>Videostreams<\/span>, an die Auslastungsgrenze unserer Arbeitslaptops, was in fehlerhaften Aufnahmen resultierte. Um also zuverl\u00e4ssig Videos aufzunehmen und <\/span>live streamen<\/span> zu k\u00f6nnen, sollte die Hardware dementsprechend dimensioniert sein.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Eine weitere Herausforderung in der Videoproduktion ist die Gew\u00e4hrleistung einer ansprechenden Pr\u00e4sentation der Inhalte. Ohne vorherige Erfahrung k\u00f6nnen Monologe und das Interagieren mit der Kamera schnell unangenehm werden, was sich wiederum im Video bemerkbar macht. Unserer Erfahrung zufolge hilft es daher, wenn Videos in einer Talkrunde mit mehreren Personen gleichzeitig aufgenommen werden. Dadurch entsteht ein nat\u00fcrlicher Redefluss und der<\/span>\u00a0oder die<\/span>\u00a0Einzelne steht weniger im\u00a0<\/span>Fokus. Bei einem solchen Konzept ergeben sich aber m\u00f6glicherweise \u2013 wie schon genannt \u2013 Probleme durch eine zu hohe Hardwareanforderung. Unsere Erkenntnis #2 besagt also: Das Aufnehmen von Videos gestaltet sich i. d. R. umst\u00e4ndlicher als zun\u00e4chst angenommen.<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #2: Videos zu produzieren ist mit einigen Herausforderungen verbunden<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div>\n

Aber Videos k\u00f6nnen einen Online-Hackathon auf n\u00fctzliche Art unterst\u00fctzen<\/span><\/h3>\n

Videoserien, die im Vorfeld eines (Online-)Events produziert und ver\u00f6ffentlicht werden, sollten haupts\u00e4chlich einen informativen Charakter besitzen. Das ist vor allem dann n\u00fctzlich, wenn der <\/span>Hackathon<\/span>\u00a0gewisse technische Vorkenntnisse erfordert. Das\u00a0<\/span>Know-how<\/span> oder der Umgang mit einer bestimmten Technologie kann in Videoform aufgenommen werden und dient dann als Referenz. Das kann den Teilnehmenden den Einstieg in die Materie erleichtern und erm\u00f6glicht es dem Organisator, gewisse Grundkenntnisse im Umgang mit einer Technologie vorauszusetzen.<\/span><\/span><\/p>\n

\"Ein
\nMit verschiedenen Videos bereiteten wir die Teilnehmenden auf den Hackathon vor.<\/span><\/p>\n

In unserem Fall nutzten wir einen Teil unserer Videoserie in Form eines Tech-Talks dazu, unseren <\/span>Platform-<\/span>Mock, auf dem sich die Teilnehmenden mit ihren Projekten untereinander vernetzen und miteinander interagieren konnten, im Detail vorzustellen. Dabei stellten wir konkrete Implementierungsbeispiele zur Verf\u00fcgung, anhand de<\/span>rer sich die Teilnehmenden im Umgang mit der Plattform orientieren konnten.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Tech-Talks haben zudem den Vorteil, dass sie auch Werbeinhalte f\u00fcr die Veranstaltung transportieren k\u00f6nnen und Interessierten verdeutlichen, mit welchen Technologien sich die Teilnehmenden w\u00e4hrend des <\/span>Hackathons<\/span> besch\u00e4ftigen d\u00fcrfen. Letztlich entscheiden sich viele Hackathon-Teilnehmende nur deshalb dazu, an einem solchen Event mitzumachen, weil sie wissen, dass sie dort die Chance erhalten, sich entweder <\/span>neues Wissen anzueignen oder bereits Gelerntes praktisch umzusetzen.<\/span> Gleichzeitig lernen die potenziellen Teilnehmenden beim Anschauen der Videos direkt auch schon den Veranstalter und diverse Teammitglieder kennen. So l\u00e4sst sich ein erster pers\u00f6nlicher Kontakt kn\u00fcpfen. Daraus ergibt sich unsere Erkenntnis #3.<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #3: Eine Videoserie kann potentielle Teilnehmende informieren und einen ersten pers\u00f6nlichen Kontakt herstellen<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/strong><\/p>\n<\/div>\n

Zur Ver\u00f6ffentlichung der Videos bzw. Videoserien bietet YouTube eine geeignete <\/span><\/span>Plattform. Videos und Livestreams lassen sich als \u00bbnicht gelistet\u00ab markieren, wodurch sie nur \u00fcber eine separate URL aufrufbar sind. Das <\/span><\/span>YouTube-<\/span><\/span>Studio-Dashboard bietet dem Veranstalter au\u00dferdem einen detaillierten \u00dcberblick \u00fcber das Aufrufverhalten der Zuschauer. D<\/span><\/span>ie Statistik<\/span><\/span>\u00a0unsere<\/span><\/span>s<\/span><\/span>\u00a0ersten Informationsvideo<\/span><\/span>s zeigte beispielsweise<\/span><\/span>, dass unsere Zuschauer im Durchschnitt nach 3:35 Minuten abschalten. Videos sollten deshalb besonders pr\u00e4gnant sein. Unsere Erkenntnis #4 lautet daher, dass umfangreichere Inhalten lieber auf mehrere Videos verteilt werden sollten. Unser Video war daher mit einer Dauer von 15:23 Minuten eindeutig zu lang.<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #4: Umfangreichere Videoinhalte <\/span><\/span>lieber auf mehrere kurze Videos ver<\/span><\/span>teilen<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/strong><\/p>\n<\/div>\n

F\u00fchl dich wie im Fernsehstudio<\/h3>\n

Um unserem Online-<\/span>Hackathon<\/span> 2020 einen Live-Charakter zu geben, begleiteten wir unser Event am Veranstaltungstag per Livestream. Dazu bauten wir in unserem <\/span>Kreativraum<\/span> <\/a>ein Videostudio auf, aus dem wir drei Tage lang live f\u00fcr unsere Teilnehmenden sendeten. Der Aufbau gestaltete sich aufgrund einer Vielzahl verschiedener Faktoren als eine nicht zu untersch\u00e4tzende Herausforderung.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Ein Kernelement unseres Setups stellte auch hierbei das bereits schon genannte OBS-<\/span>Studio<\/span> und die NDI-Technologie dar. In OBS-<\/span>Studio\u00a0<\/span>erstellten wir verschiedene Szenen bzw. Kameraperspektiven und Layouts f\u00fcr unseren Livestream. \u00dcber diese Szenen konnten wir mithilfe der NDI-Technologie Videokonferenzen externer G\u00e4ste in unseren Livestream einf\u00fcgen und auf einem <\/span>Greenscreen<\/span>\u00a0visuell im Studio einbetten.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

NDI erm\u00f6glichte es uns dar\u00fcber hinaus, <\/span>das\u00a0<\/span>Studio-Setup auch lokal auf mehrere Ger\u00e4te zu skalieren. \u00dcber das lokale Netzwerk k\u00f6nnen Laptops ihren Bildschirm als NDI-Videoquelle teilen, welche dann wiederum in OBS-<\/span>Studio<\/span>\u00a0aufgegriffen werden k\u00f6nnen.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"Studio-Aufbau
Der Studioaufbau mit Greenscreen f\u00fcr virtuelle G\u00e4ste.<\/figcaption><\/figure>\n

Neben der softwareseitigen Technik zur Umsetzung eines Livestreams gibt es<\/span>\u00a0jedoch auch viele Hardwareaspekte zu beachten.<\/span>\u00a0<\/span>Die Einstellung von Bild und<\/span>\u00a0<\/span>Ton\u00a0<\/span>umfasst dabei viele Faktoren, <\/span>z. B. eine gleichm\u00e4\u00dfige Studioausleuchtung oder das <\/span>Filtern von Hintergrund<\/span>ger\u00e4uschen<\/span>. Unsere Erkenntnis #5 zeigt: <\/span>Ein dediziertes Studio bringt\u00a0<\/span>jedoch\u00a0<\/span>trotz der aufw\u00e4ndigen Vorbereitungen einen deutlichen Mehrwert f\u00fcr die Austragung eines Online-Events bzw. eines Online-Hackathons.<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #5: Das technische Setup f\u00fcr das Online-Hackathon-Livestreaming ist zwar komplex, lohnt sich aber im Ergebnis<\/span><\/span><\/strong><\/p>\n<\/div>\n

Testen, Testen, Testen<\/h3>\n

Um sicher zu gehen, dass im Live-Studio alles funktioniert, sollte entsprechend viel Zeit f\u00fcr die Vorbereitungen eingeplant werden. In einer internen Veranstaltung hatten wir unser Setup daher einem ersten H\u00e4rtetest unterzogen. Wir testeten vor allem, ob unser WLAN die n\u00f6tige Bandbreite zum <\/span>Livestreamen<\/span>\u00a0bietet und ob die Rechenleistung unseres\u00a0<\/span>Streamingcomputers<\/span> daf\u00fcr ausreicht.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Bei der gro\u00dfen Anzahl verschiedener Tools ist es wichtig, sich auf das N\u00f6tigste zu fokussieren und das Setup so schlank wie m\u00f6glich zu halten. Tools, die umst\u00e4ndlich in der Bedienung sind, bl\u00e4hen ein ohnehin schon komplexes System noch mehr auf. Wir stellten beispielsweise fest, dass wir Namenseinblendungen oder verschiedene Kamerawinkel w\u00e4hrend der Durchf\u00fchrung unseres Events kaum nutzten.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Ein einfach zu bedienendes Setup erm\u00f6glicht es zudem, mehrere Personen mit der Steuerung des Livestreams vertraut zu machen. Je flexibler die Rollen im Studio sind, desto besser lassen sich spontane Anpassungen machen. Bei der Behebung technischer Probleme ist dies ein entscheidender Faktor. Deshalb sollten sich <\/span>mindestens zwei\u00a0<\/span>Personen<\/span>\u00a0<\/span>im Studio mit\u00a0<\/span>der Bedienung des Livestreams<\/span> auskennen<\/span>.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"Phil
Phil vom Fraunhofer IESE-Orga-Team bedient den Computer, von dem aus der Hackathon-Livestream gesendet wurde.<\/figcaption><\/figure>\n

Ein Aspekt, den wir bei der Vorbereitung unseres Studios nicht bedacht haben, ist die Kommunikation im Studio w\u00e4hrend des Livestreams. Diese sollte so ausgelegt sein, dass der Moderator <\/span>oder\u00a0<\/span>die\u00a0<\/span>Moderator<\/span>in<\/span> mit der Regie kommunizieren kann, ohne dass dies im Livestream zu erkennen ist \u2013 unsere Erkenntnis #6. Auch hier bedarf es einiger Vorbereitung.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #6: Testl\u00e4ufe sind wichtig<\/span><\/b><\/p>\n<\/div>\n

Klar kommunizieren<\/h3>\n

Da w\u00e4hrend des Livestreams viel zu beachten ist, sollten alle Griffe sitzen und keine spontanen \u00c4nderungen mehr vorgenommen werden m\u00fcssen. Ein\u00a0<\/span>detaillierter Ablaufplan ist hilfreich zur Vorbereitung der einzelnen Programmpunkte und zur Koordinierung der Aufgabenbereiche. Gerade zu Beginn unseres Online-<\/span>Hackathons, z. B. <\/span>als wir intensiv mit der Begr\u00fc\u00dfung der Teilnehmenden besch\u00e4ftigt waren, w\u00e4re ein solcher Plan zur Strukturierung der n\u00e4chsten Schritte hilfreich gewesen.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Wir nutzten unseren Livestream, um\u00a0<\/span>mit allen Teilnehmenden <\/span>gemeinsam in den\u00a0<\/span>Hackathon<\/span> zu starten und ihnen einen \u00dcberblick \u00fcber die Challenge zu geben. Im Anschluss sollten unsere Hackathon-Teilnehmenden ihre Projektideen auf einem Online-Whiteboard skizzieren. Dabei fehlten uns jedoch direkte Feedbackkan\u00e4le, die in den Livestream h\u00e4tten m\u00fcnden sollen, \u00fcber die wir aufkommende Fragen h\u00e4tten kl\u00e4ren k\u00f6nnen. Dadurch blieben einige Fragen w\u00e4hrend der Ideenfindungssession offen, die wir im Anschluss in Einzelgespr\u00e4chen mit den Teams beantworten mussten.<\/span>\u00a0R\u00fcckblickend w\u00e4re es\u00a0<\/span>daher\u00a0<\/span>vorteilhafter gewesen, <\/span>von Anfang an<\/span>\u00a0jedem Team einen Mentor als Ansprechperson zuzuordnen<\/span>.<\/span> Das sind unsere Erkenntnisse #7 und #8.<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #<\/span><\/b>7<\/span><\/b>: Das On-Boarding der Teilnehmenden sollte keine Fragen <\/span><\/b>offen<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/b>lassen<\/span><\/b>\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div>\n

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Erkenntnis #<\/span><\/b>8<\/span><\/b>: Eine klare Definition der Kommunikationswege vorab erleichtert den Ablauf eines Online-Events<\/span><\/b><\/p>\n<\/div>\n

Ein lineares Programm hilft bei der Strukturierung eines Online-Hackathons<\/h3>\n

Letzterer Punkt betrifft auch die Kommunikation zwischen den Organisatoren im Studio und denjenigen, die von Zuhause aus als Mentoren das Event begleiteten. Bei technischen Problemen war deren Feedback wichtig. Aber auch hier w\u00e4re ein direkter Draht ins Studio vorteilhaft gewesen.<\/span>\u00a0<\/span>\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Um unsere Teilnehmenden nach dem Kick-off nicht alleine auf die Reise zu schicken, planten wir unseren Programmablauf so, dass wir in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden verschiedene Workshops und Talks, aber auch <\/span>Standup<\/span>-Meetings anboten. Dadurch hatten die Teilnehmenden die M\u00f6glichkeit, an allen Programmpunkten von Zuhause aus teilzunehmen oder sich ganz ihrem Projekt zu widmen. In interaktiven Sessions wie <\/span>Standup<\/span>-Meetings oder gemeinsamen Tagesabschl\u00fcssen konnten die Teilnehmenden sich in den Livestream schalten und untereinander austauschen.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Das insgesamt sehr durchg\u00e4ngige Programm wurde von den Teilnehmenden in der Feedbackrunde im Anschluss an den Online-Hackathon 2020 als sehr positiv empfunden. Viele Teilnehmende gaben an, dass sie den Livestream im Hintergrund laufen lie\u00dfen und dadurch regelm\u00e4\u00dfig bei unseren Programmpunkten reinschalten konnten \u2013 unsere Erkenntnis #9.<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #<\/span><\/b>9<\/span><\/b>: Durchg\u00e4ngige Programmgestaltung (mit Talks und interaktiven Sessions) w<\/span><\/b>ird als sehr <\/span><\/b>positiv wahrgenommen<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div>\n

Online-Hackathon vs. Hackathon vor Ort<\/span><\/h3>\n

Zugleich erhielten wir das Feedback, dass ein Online-<\/span>Hackathon<\/span> dennoch etwas anders sei als ein realer Hackathon vor Ort \u2013 gerade im <\/span>Hinblick auf das Gemeinschaftsgef\u00fchl und den Aspekt der sozialen Interaktion sei bei Online-Events rein generell noch Luft nach oben. Das bringt uns zu unserer letzten Erkenntnis #10: Auch bei Online-Events spielt die soziale Interaktion eine riesige Rolle und sollte daher bei der Planung nicht vernachl\u00e4ssigt werden.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Erkenntnis #<\/span><\/b>10<\/span><\/b>: Soziale Interaktion noch mehr anregen<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div>\n


\n<\/span>Wir hoffen, dass wir mit der Darstellung unserer Erkenntnisse aus der Planung und Organisation unseres PFAFF HACK 2020 einige interessante <\/span>Einblicke und Erfahrungen mit unseren Leser*innen<\/span> teilen und einen \u00dcberblick \u00fcber die Herausforderungen bei der Durchf\u00fchrung unseres Online PFAFF HACKs bieten konnten.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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Mitschnitte zu unserem Livestream vom PFAFF HACK 2020 sind in unserem YouTube Channel<\/a> verf\u00fcgbar.<\/p>\n

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Weitere Infos zu unserem Hackathon f\u00fcr Nachhaltigkeit und Klimaschutz sind zudem auf der Homepage des\u00a0PFAFF HACK<\/a>\u00a0hinterlegt.<\/p>\n

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Hier geht es au\u00dferdem zu unseren weiteren Beitr\u00e4gen, die im Rahmen unserer Blog-Serie zum PFAFF HACK 2020 entstanden sind:<\/p>\n

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