{"id":5460,"date":"2020-04-30T13:09:10","date_gmt":"2020-04-30T11:09:10","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.iese.fraunhofer.de\/?p=5460"},"modified":"2024-01-22T12:43:04","modified_gmt":"2024-01-22T11:43:04","slug":"digitaler-workshop-geht-nicht-doch","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.iese.fraunhofer.de\/blog\/digitaler-workshop-geht-nicht-doch\/","title":{"rendered":"Digitaler Workshop geht nicht? Doch!"},"content":{"rendered":"

Wer schon einmal an einem gut vorbereiteten Workshop teilgenommen hat, bei dem\u00a0<\/span><\/span>entworfen<\/span><\/span>,\u00a0<\/span><\/span>Punkte\u00a0<\/span><\/span>geklebt und viel\u202f diskutiert\u202f wurde, der fragt sich<\/span><\/span>:<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span>W<\/span><\/span>ie soll\u202f das digital gehen? Wie kann man alle Teilnehmenden erreichen und mitnehmen? Wie kann man den gemeinsamen Teamspirit etablieren, aber auch einen gesunden Wettbewerb schaffen?<\/span><\/span>
\n<\/span><\/span>Ein zweit\u00e4giger digitaler Workshop im April dieses Jahres bot uns die Gelegenheit, dies zu erproben. In unserem Blog-Beitrag zeigen wir euch, wie es tats\u00e4chlich funktionieren kann.<\/span><\/p>\n

Im Projekt \u202f<\/span>Smart tau Hus <\/span><\/a>\u202fwollten wir urspr\u00fcnglich Mitte M\u00e4rz einen Workshop vor Ort in Kl\u00fctz\u00a0(Mecklenburg-Vorpommern)\u00a0veranstalten<\/span>. Ziel war es, Anforderungen f\u00fcr einen digitalen Schaukasten\u00a0zu\u00a0erheben, der B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrgern sowie Touristinnen und Touristen an \u00f6ffentlichen Stellen zug\u00e4nglich ist. <\/span><\/span>Das Workshop-Format sah vor, Personas von Zielgruppen zu erstellen und Szenarien der Nutzung des Schaukastens zu modellieren.<\/span>\u00a0Da dies aufgrund\u00a0<\/span>der\u00a0<\/span>Corona<\/span>-Situation<\/span>\u00a0nicht m\u00f6glich war,\u00a0<\/span>stellten wir uns folgende Fragen<\/span>: \u202fK\u00f6nnen wir in einem virtuellen Workshop dieselben Anforderungen<\/span>\u00a0<\/span>erheben? Inwieweit unterscheidet sich ein virtueller Workshop von einem klassischen Workshop vor Ort? Was m\u00fcssen wir adaptieren? Welche Werkzeuge brauchen wir dazu?<\/span><\/span><\/p>\n

Einen Workshop nicht gemeinsam vor Ort durchzuf\u00fchren, bedeutet, die Teilnehmenden auf anderem Wege zusammenzubringen. Das g\u00e4ngigste Format hierf\u00fcr ist eine Videokonferenz. Ein ganzt\u00e4giger digitaler Workshop k\u00f6nnte auf diese Art jedoch maximal vier Arbeitsstunden enthalten. Die Teilnehmenden br\u00e4uchten in dieser Zeit ausreichend Pausen. Die Kommunikation w\u00e4re sicherlich eingeschr\u00e4nkt, da eine nat\u00fcrliche Kommunikation erschwert w\u00e4re. Die Voraussetzung war deshalb: Es sollten einfache und wenige digitale Werkzeuge<\/strong> genutzt werden, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmende diese auch nutzen kann und dass beim Wechseln zwischen den Werkzeugen niemand verloren geht.<\/p>\n

Unser Konzept<\/span>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Wir bereiteten ein\u00a0<\/span>digitales Whiteboard<\/span><\/b> im Detail vor, um m\u00f6glichst alle Poster, Fragen und Post-<\/span>Its<\/span>\u00a0direkt verf\u00fcgbar zu haben. Die Struktur war durch das vorbereitete Whiteboard f\u00fcr die Teilnehmenden vorgegeben \u2013<\/span> wenn auch zu Beginn abgedeckt und zur Bearbeitung gesperrt.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"Workshopteilnehmende
Zugedeckter Arbeitsbereich \u2013 aktiver Arbeitsbereich<\/span><\/figcaption><\/figure>\n

Um sicherzustellen<\/span>, dass alle ein <\/span>gemeinsames Verst\u00e4ndnis\u00a0<\/span>bez\u00fcglich des\u00a0<\/span>Umgang<\/span>s miteinander w\u00e4hrend des Workshops<\/span> hatten<\/span>,\u00a0<\/span>formulierten wi<\/span>r vorab eine<\/span>\u00a0<\/span>Netiquette<\/span><\/b>\u00a0f\u00fcr unsere\u00a0<\/span>Teilnehmenden<\/span>. Diese beinhalte<\/span>te<\/span>\u00a0unsere Spielregeln, Tipps sowie Notfallpl\u00e4ne<\/span>\u00a0<\/span>im Falle nicht funktionierender Technik; zum Beispiel hinterlegten wir die Handynummer einer <\/span>Moderatorin<\/span>.\u00a0<\/span>Wir verschickten die Netiquette einen Tag vor dem Workshop per E-Mail.<\/p>\n

Am ersten Tag des Workshops <\/span>f\u00fchrten wir vor dem Workshop einen Technikeinweisung<\/strong> durch, <\/span>um sicherzustellen, dass jeder die\u00a0<\/span>Werkzeuge<\/span>\u00a0lauff\u00e4hig bei sich vorliegen hat und mit der Nutzung vertraut ist<\/span>. Hierf\u00fcr\u00a0<\/span>hatten\u00a0<\/span>wir<\/span>\u00a0Aufgaben vorbereitet, die\u00a0<\/span>auch schon vor dem Workshop\u00a0<\/span>spielerisch bearbeitet werden konnten<\/span>.<\/span>\u202f<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"13
Alle Teilnehmer hatten ihre Kamera an, sodass wir uns gegenseitig sehen konnten.<\/span><\/figcaption><\/figure>\n

Unsere Werkzeugkiste<\/span>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Der Workshop sah neben gemeinsamen \u00dcbungen im Plenum auch Arbeiten in Kleingruppen vor. Deshalb war uns wichtig, zum einen auch im virtuellen Workshop entsprechende Gruppen bilden zu k\u00f6nnen und zum anderen, dass die Teilnehmenden interaktiv teilnehmen konnten. <\/span><\/span>Sie sollten gleichzeitig arbeiten k\u00f6nnen und\u00a0<\/span>dabei<\/span>\u00a0<\/span>sehen,\u202f was ihre Teamkolleginnen und -kollegen bearbeiten. <\/span>Letztendlich entschieden wir uns f\u00fcr eine Kombination aus Zoom<\/a> und Miro<\/a>.
\nZoom<\/span>\u00a0als Videokonferenz-<\/span>L\u00f6sung<\/span>\u00a0bot uns die M\u00f6glichkeit<\/span>,<\/span>\u00a0schnell kleine Teams in sogenannten \u201e<\/span>Breakout Rooms<\/span>\u201c zusammenzustellen<\/span>\u00a0und zwischen diesen Teams und dem gro\u00dfen Plenum zu wechseln<\/span>. Au\u00dferdem\u00a0<\/span>konnten<\/span> wir jederzeit Umfragen t\u00e4tigen, um das Verst\u00e4ndnis oder Pausenbed\u00fcrfnis abzufragen.\u202f<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Miro wurde eingesetzt, weil es gemeinsames Arbeiten\u00a0auf einem virtuellen Whiteboard erm\u00f6glicht.\u00a0<\/span><\/span>Zudem konnten\u00a0wir Arbeitseinheiten\u00a0mit\u00a0der Miro-internen Stoppuhr genau takten, sodass beim Arbeiten jeder einen \u00dcberblick \u00fcber die verbleibende Zeit hatte.<\/p>\n

\"Drei
Gemeinsames Arbeiten der Teilnehmenden <\/span><\/span>an Personas in Miro<\/span><\/span>. Hier verbleiben noch drei <\/span><\/span>Minuten.<\/span><\/span><\/figcaption><\/figure>\n
\"Teilnehmer
Jeder konnte seine W\u00fcnsche und Erwartungen an den Schaukasten auf dem Whiteboard platzieren.<\/figcaption><\/figure>\n

Unsere\u00a0<\/span><\/span>Einsch\u00e4tzungen<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Die Teilnehmenden berichteten uns, dass sie fokussierter waren als bei ihren bisherigen analogen Workshop-Erlebnissen. <\/span>Das digitale Workshop-Format diszipliniert und erfordert Konzentration<\/strong>, um zu wissen, wo im Ablaufplan gerade gearbeitet wird. <\/span>Dadurch, dass es keine parallel laufenden Aktivit\u00e4ten und Diskussionen gibt, haben alle den gleichen Wissensstand.<\/span>\u202f<\/span>Ein weiterer Vorteil der<\/span>\u00a0<\/span>Verwendung digitaler Werkzeuge\u00a0<\/span>ist die Leichtigkeit, mit der die Dokumentation der Ergebnisse erstellt wird. Im Handumdrehen konnten wir das erarbeitete Material durch einen Export ausgeben und an die Teilnehmenden verschicken. Es gab weder ein Abtippen handschriftlich beschriebener Karten noch ein aufw\u00e4ndiges Fotografieren oder Scannen von Whiteboard-W\u00e4nden. Alle Informationen lagen uns direkt vor.
\nWeitere Vorteile sind nat\u00fcrlich die CO2- und Reisekosteneinsparungen, aber auch, dass immobile Teilnehmende leichter teilnehmen k\u00f6nnen. Dadurch erm\u00f6glicht ein digitaler Workshop Inklusion auf einfache Art und Weise.<\/span><\/p>\n

Nachteilig ist, dass wir\u00a0technikabh\u00e4ngig sind. Eine gewisse Digitalkompetenz muss vorhanden sein<\/strong>. Internetprobleme k\u00f6nnen den Arbeitsfluss st\u00f6ren. Es ist f\u00fcr Teilnehmende anstrengend, lange am Rechner zu sitzen. Es besteht auch die Gefahr, dass die Teilnehmenden sich leichter ablenken lassen k\u00f6nnen, da sie beispielsweise zwischendurch mal eine E-Mail lesen oder beantworten. <\/span> Dies kann nicht komplett verhindert werden, aber der gew\u00fcnschte Umgang kann \u00fcber die\u202f <\/span>Netiquette\u00a0<\/span>beschrieben werden.\u202f<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Res\u00fcmee<\/span><\/span>\u00a0und Ausblick<\/span><\/span><\/h3>\n

Der Workshop verlief\u00a0<\/span>auf verschiedenen Ebenen\u00a0<\/span>gut<\/span>: Einerseits konnten wir Anforderungen an den digitalen Schaukasten gewinnen. Andererseits erhielten wir von den Teilnehmenden positive R\u00fcckmeldungen zum Verlauf des Workshops.<\/span> Diese hatten nach kurzer Zeit schon ein sehr gutes Verst\u00e4ndnis der Funktionalit\u00e4ten der Werkzeuge\u00a0und konnten gut\u00a0<\/span>zusammenarbeiten<\/span>. Dabei unterst\u00fctzten technisch versiertere Teilnehmende ihre Teamkolleginnen und -kollegen.<\/span><\/span><\/p>\n

Wir finden, dass ein digitaler Workshop ein tolles Format mit viel Potenzial ist. Er kann w\u00e4hrend der Corona-Zeit helfen, das t\u00e4gliche Arbeiten wie gehabt weiterzuf\u00fchren, kann aber auch danach eine gute Erg\u00e4nzung sein, zum Beispiel dann, wenn Ressourcen eingespart oder spontane Workshops gehalten werden sollen.<\/strong><\/p>\n

F\u00fcr die Zukunft \u00fcberlegen wir, vor dem Workshop kleine \u00bbCare-Pakete\u00ab zu verschicken, die Schreibmaterialien, Kommunikationskarten, Workshop-Materialien und unsere Netiquette enthalten. Damit k\u00f6nnten wir den digitalen Workshop mit analogen Mitteln noch interessanter gestalten und die Teilnehmenden besser einbinden.<\/p>\n

\n

Unsere Empfehlungen f\u00fcr einen digitalen Workshop<\/span><\/span><\/strong><\/p>\n

Wir empfehlen \u00fcberschaubare Teilnehmergr\u00f6\u00dfen<\/strong>\u00a0bis zu zw\u00f6lf Personen\u00a0und Gruppenarbeiten\u00a0bis zu vier Personen, sodass alle\u00a0aktiv in die Workshop-Arbeiten eingebunden werden.<\/span><\/p>\n

Wir empfehlen, mehr Moderatorinnen und Moderatoren<\/strong>\u00a0als im klassischen Vor-Ort-Workshop einzusetzen, da der Betreuungsaufwand h\u00f6her ist. In unserem Workshop hatten wir zwei Moderatorinnen und zwei Moderatoren f\u00fcr die zw\u00f6lf\u00a0Teilnehmenden.<\/p>\n

Wir empfehlen, den Austausch zwischen Moderatorinnen und Moderatoren explizit in den Ablauf einzuplanen<\/strong>, da Absprachen \u00bbzwischendurch\u00ab nur schwer m\u00f6glich sind. Zus\u00e4tzlich ist ein digitaler Chat n\u00fctzlich, um kurzfristig Informationen auszutauschen.<\/p>\n

Da eine Technikeinweisung<\/strong> gegebenenfalls viel Zeit in Anspruch nehmen kann, sollte diese Einweisung,\u00a0wenn\u00a0m\u00f6glich,\u00a0an einem anderen\u202f Tag<\/strong> als direkt vor dem Workshop stattfinden. Einerseits kostet es die Teilnehmer Energie.\u00a0Andererseits ist davon auszugehen, dass bei den Teilnehmenden unterschiedliche <\/span><\/p>\n

Digitalkompetenzen vorliegen und dadurch die \u00bbfitteren\u00ab Teilnehmenden warten m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n<\/div>\n

FRAUNHOFER VS. CORONA<\/h3>\n

Die COVID-19-Pandemie hinterl\u00e4sst Spuren im Alltag, bei der Gesundheit der Menschen, bei den Unternehmen, bei der hiesigen \u00d6konomie und der Weltwirtschaft. Expertinnen und Experten von Fraunhofer IESE bringen ihr Know-How ein, um Wirtschaft und Gesellschaft bei der Bew\u00e4ltigung direkter Auswirkungen und sp\u00e4terer Folgen zu unterst\u00fctzen.\u00a0Lesen Sie weitere Artikel in Bezug zu Corona und Fraunhofer IESE.<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Wer schon einmal an einem gut vorbereiteten Workshop teilgenommen hat, bei dem\u00a0entworfen,\u00a0Punkte\u00a0geklebt und viel\u202f diskutiert\u202f wurde, der fragt sich:\u00a0Wie soll\u202f das digital gehen? Wie kann man alle Teilnehmenden erreichen und mitnehmen? Wie kann man den gemeinsamen Teamspirit etablieren, aber auch einen gesunden Wettbewerb schaffen?
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